La planificación en la ejecución de cualquier proyecto es un elemento básico a la hora de llevarlo a cabo. Controlar los tiempos de recepción de material, desarrollo técnico y fases productivas hace posible cumplir con los plazos propuestos al cliente.

Sin embargo, en ocasiones una vez comenzada la ejecución del trabajo, los clientes minimizan esos tiempos y no hay opción de réplica para la entrega del producto. Las empresas nos enfrentemos a una situación donde determinados procesos necesitan un tiempo imposible de reducir y la búsqueda de soluciones se hace indispensable. Es en ese momento donde incrementamos los recursos humanos destinados a otros proyectos o incluso se acude a la subcontratación de servicios pero ¿realmente la solución más efectiva para estas situaciones es ésta?

Planificación estratégica

Como hemos comentado, la planificación y organización es esencial y la ficha ganadora está en incluir en nuestro planning situaciones excepcionales como la que estamos tratando, ¿cómo? Incluyendo un margen de seguridad junto con otras medidas que vamos a detallar a continuación:

1.- Ampliar ligeramente los plazos realmente necesarios en cada fase productiva nos aporta un margen para solventar circunstancias inusuales. Aplicaremos una planificación táctica, de manera que, si la producción realmente requiere de 10 días, comunicaremos a nuestro cliente la necesidad de una plazo de 13 o 15 días para un proceso óptimo.

2.- Otra herramienta con la que podemos contar en nuestra planificación es disponer de materiales o stock con los que empezar a trabajar. Pero cuidado, esto no quiere decir que pongamos el proyecto en marcha antes de la aceptación del cliente. Si nuestro tipo de negocio no nos permite disponer de stock, otra alternativa es hablar con nuestros proveedores y ponerles en preaviso para que, en caso de que requieran más tiempo del habitual en servir la materia prima, nosotros tengamos una opción B.

3.- El día a día supone tener en marcha varios proyectos a la vez y es la distribución del trabajo entre equipos otro elemento importante. Es por ello que, si nuestra planificación operativa supone ir un pasito por delante en cada trabajo, en caso de presentarse algún inconveniente, existe la opción de recurrir al personal destinado a otro trabajo más adelantado.

4.- Existen ciertos procesos productivos que no son posibles reducirlos e incluso, en caso de hacerlo, afecta negativamente en el resultado y calidad del producto. Contar con maquinaria innovadora, que no sólo los agiliza sino que el resultado obtenido es de mejor condición, ayuda en nuestra planificación empresarial. Desde Caldibe, entre otras máquinas, contamos tanto con una granalladora como una cabina de pintura y secado industrial, que colaboran en este sentido.

5.- Las herramientas digitales como software de planificación de proyectos son también un gran aliando ya que permiten conocer, de una manera rápida y muy visual, el punto exacto en el que se encuentra el trabajo y aplicar nuestro margen de seguridad en la fase que necesitemos.

Determinados procesos necesitan un tiempo imposible de reducir y la búsqueda de soluciones se hace indispensable.

No siempre se incumplen los deadlines por anticipos del cliente, sino que en ocasiones inconvenientes adicionales como retrasos en la recepción de material, problemas técnicos o incluso de producción hacen retrasarnos en nuestro planning.

Como se suele decir, la experiencia es un grado y nuestra recomendación es analizar la causa de estas situaciones que hacen retrasarnos en nuestros objetivos, y aplicar soluciones para evitarlas en un futuro.